Checklist Definitivo: Organize sua Clínica em 7 Dias

1

Mapeie seus processos atuais

Tempo estimado: 1-2 horas

Liste todas as tarefas manuais que você ou sua equipe fazem diariamente (agendamentos, confirmações, cobranças, prontuários).
Identifique os gargalos — onde mais se perde tempo? Onde mais ocorrem erros?
Quantifique o tempo gasto em cada tarefa manual por semana.

2

Organize a lista de pacientes

Tempo estimado: 2-3 horas

Crie uma lista centralizada com nome, contato, responsável, plano terapêutico e status de cada paciente.
Verifique dados incompletos — telefones faltando, endereços desatualizados, laudos sem cópia.
Classifique por prioridade — pacientes com sessões atrasadas, pendências financeiras, relatórios em atraso.

3

Revise sua agenda

Tempo estimado: 1-2 horas

Padronize os horários — defina blocos de atendimento por terapeuta e especialidade.
Crie regras de reagendamento — quanto tempo de antecedência? Quem autoriza? Multa?
Implemente confirmação — envie lembrete 24h antes para cada sessão agendada.

4

Organize o financeiro

Tempo estimado: 2-3 horas

Mapeie todas as fontes de receita — mensalidades, sessões avulsas, convênios, reembolsos.
Identifique inadimplentes — liste quem está com pagamento pendente e quanto deve.
Crie um fluxo de cobrança — lembrete automático no vencimento, follow-up 3 dias depois, contato humano 7 dias depois.

5

Padronize os prontuários

Tempo estimado: 2-3 horas

Crie um modelo de ata — campos obrigatórios: data, duração, objetivos, atividades, observações, evolução.
Defina frequência de relatórios — mensal para pais? Quinzenal para coordenação?
Valide com a equipe — o modelo atende às necessidades de todos os profissionais?

6

Automatize o WhatsApp

Tempo estimado: 1-2 horas

Crie templates de mensagem — confirmação, lembrete, cobrança, boas-vindas.
Defina horários de envio — lembrete 24h antes (manhã), confirmação 2h antes (tarde).
Monitore respostas — acompanhe quem confirmou e quem precisa de contato manual.

7

Teste e ajuste

Tempo estimado: 2-3 horas

Rodine 1 semana completa com os novos processos e anote dificuldades.
Reúna a equipe — o que funcionou? O que precisa ajustar? O que falta automatizar?
Planeje o próximo passo — considerar um software de gestão para automatizar o que ainda é manual.

Organize sua Clínica em 7 Dias